Tem dúvidas sobre qual o tipo de documento que deve emitir? Não sabe quando deve emitir uma Nota de Crédito? Este artigo irá ajudar a esclarecer várias dúvidas sobre os tipos de documentos existentes.

Factura

É um dos principais documentos e discrimina todos os elementos da troca comercial: dados do comerciante, dados do cliente, produtos/serviços vendidos, impostos, valores, descontos, etc. Sempre que é efectuada um a venda, é obrigatória a emissão de uma factura ou documento equivalente.

Saiba como

Como gerar um factura no KwanzaGest?

Recibo

Este documento é o comprovativo de que o cliente efectuou um pagamento e nele estão incluídos os dados dos documentos relacionados (ex. facturas), as formas de pagamentos e respectivos valores, entre outras informações. Deve ser emitido sempre que um cliente efectua um pagamento ao comerciante.

Saiba como

Como efectuar um recebimento de um documento no KwanzaGest?
Como efectuar um recebimento parcial de um documento no KwanzaGest?

Factura/Recibo

É um documento equivalente a uma factura, com a diferença que fica automaticamente pago e desta forma não necessita da emissão de um Recibo a comprovar o pagamento. Ao emitir uma factura/recibo é também necessário indicar quais as formas de pagamento utilizadas no mesma. De forma simplificada uma factura/recibo junta em apenas um documento um factura e um recibo.

Guia de Remessa

Este documento deve ser emitido sempre que exista um envio ou transporte de mercadorias, sendo que o documento deverá acompanhar a mercadoria em questão (documento logístico).

Guia de Transporte

É o documento que deve acompanhar sempre as mercadorias durante o transporte, por exemplo entre lojas e/ou armazéns. Este documento serve para justificar legalmente o transporte da mercadoria perante as autoridades e deve ser emitido como complemento às Guias de Remessa.

Nota de Crédito

Devem ser emitidas notas de crédito sempre que seja necessário corrigir uma factura já emitida(diminuir quantidades, diminuir valores, etc.). Este documento irá anular em parte ou na totalidade o valor da factura.

Factura Proforma

Este tipo de documento é muitas vezes utilizado quando é necessário emitir um orçamento. É um documento que não tem qualquer valor fiscal, no entanto tem a possibilidade de emitir uma factura com base neste documento.

Orçamento

É um tipo de documento muito idêntico a uma factura proforma, no entanto os orçamento costumam ser mais utilizados para a orçamentação de serviços.

Nota de Débito

Este documento apenas deve ser emitido quando os valores de uma factura tenham sido emitidos com o um valor inferior ao correcto. Não deve ser utilizador para qualquer outro tipo de correcção (ex. quantidades, artigos, etc.).

Venda a Dinheiro

É um tipo de documento muito idêntico à Factura/Recibo e tal como o nome indica deve ser emitido quando o pagamento é feito no acto da venda. Este documento não necessita de emissão de recibo.

Factura de Adiantamento

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Nota de Crédito de Adiantamento

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Devolução de Valores

Este tipo de documento é utilizado para indicar que foi efectuada um devolução de dinheiro a um cliente. Deve ser utilizado para acertar a conta correcta do cliente quando é emitido um crédito sobre um documento de venda auto-pago(ex. factura/recibo).

Nota de Encomenda

Um nota de encomenda é um documento que representa a vontade de adquirir produtos/serviços por parte do cliente. Normalmente inclui a descrição dos produtos/serviços, preços, condições de pagamento, etc. No entanto é um documento que não tem qualquer valor fiscal.

Nota de Entrega

Este é um documento que pode acompanhar os produtos quando os mesmo são enviados para um cliente. Serve essencialmente para que o cliente possa confirmar se não está nada em falta na mercadoria que está a receber.

Saiba como

Como gerar uma nota de entrega no KwanzaGest?

Requisição de Fundos

Este é um documento exclusivamente para Agentes de Navegação e Transitários e é equiparado a uma factura proforma. Após o pagamento de uma requisição de fundos, devem ser emitidos dois documentos: uma nota de débito das despesas directas do cliente, e uma factura ou factura/recibo referente aos serviços prestados.